Gihan Amarasiriwardena no creu en la multitarea. El president de 32 anys i cofundador de la companyia de roba per a negocis de Boston, Ministeri de Subministraments, diu que fer servir la mateixa part del cervell per fer tasques similars, com llegir correus electrònics durant les reunions, fa que sigui difícil fer res.
Tot i així, odia perdre el temps. Així doncs, Amarasiriwardena diu que adopta el processament paral·lel, un mètode informàtic que consisteix a utilitzar parts separades d’una màquina (en aquest cas, el cervell) per aconseguir múltiples objectius. Exemple: cada matí treballa la ment i el cos simultàniament perquè diu que cap objectiu distreu l’altre. L’alumne del MIT segueix el que ell anomena el seu desplaçament ‘triple capa activa’: córrer a la feina mentre escolta un audiollibre o un podcast; està aprenent a parlar noruec. En temps previs a la pandèmia, Amarasiriwardena feia cinc quilòmetres i mig fins a la seva oficina, però ara la majoria dels dies acaba tornant a casa.
El març de 2020, el Ministeri de Subministraments va respondre a la pandèmia tancant temporalment les seves sis botigues minoristes als Estats Units, que Amarasiriwardena diu que depenia en gran mesura dels turistes i que generava un terç dels ingressos. 'Som una empresa que fabrica roba per a l'oficina, viatges de negocis, desplaçaments, casaments', diu, 'Tot això és el que no passava l'any passat'. Com moltes empreses de roba, el Ministeri de Subministraments va començar a fabricar màscares i va ajustar la seva línia de productes per a l’entorn de la feina, convertint els pantalons de vestir en joggers. La companyia va acabar l'any amb ingressos de 12 milions de dòlars el 2020, respecte dels 14 milions del 2019.
En certa manera, el canvi a treballar a distància va ser el repte més difícil de resoldre. Per a un geek de productivitat autoproclamat com Amarasiriwardena, inicialment, el moviment va ser inquietant. El seu equip va tenir dificultats per sincronitzar el seu treball, cosa important per a una empresa on el paper d’una persona depèn sovint de la d’una altra, i va intentar programar més reunions en línia. Però augmentar el temps de pantalla va provocar més cansament, segons diu: 'Al final del dia, heu tingut sis hores de reunions Zoom i no heu tingut temps per dur a terme la vostra feina real'.
Ara, a més d’un any de la pandèmia, Amarasiriwardena afirma que l’equip de 16 persones del Ministeri de Subministraments té un flux de treball altament eficaç que, entre altres coses, ha ajudat el seu equip a mantenir la seva motivació i evitar l’esgotament.
Aquí hi ha tres hackers que Amarasiriwardena té previst mantenir per garantir que el seu equip es mantingui productiu.
1. Canvieu el ritme.
El tipus de treball que es fa al Ministeri de Subministraments depèn de la setmana. Per mantenir-se a la mateixa pàgina durant la pandèmia, l’empresa va adoptar Scrum, el marc de flux de treball que va sorgir el 1995 i es va popularitzar a la indústria de la tecnologia durant la darrera dècada. L'empresa gira entre setmanes 'sprint', que impliquen treballs asincrònics centrats en projectes, i setmanes 'operatives' quan l'equip gestiona la major part de la seva comunicació logística. 'Una setmana és possible que tingueu més reunions, però l'altra és com un treball profund', diu. 'Comprèn una part diferent del cervell'.
Amarasiriwardena diu que alternar setmanes fa que les coses es moguin. 'Quan cada setmana sembla la setmana anterior', afegeix, 'es torna monòton. I això provoca molt d’esgotament ”.
El marc Scrum té un aspecte diferent en les diferents empreses. 'Inspeccioneu, us adapteu a allò que podria ser millor i, finalment, trobareu una manera que tot s'uneixi', diu Avi Schneier, consultor principal de Scrum Inc. , l'organització docent fundada per un co-creador del concepte.
2. Motiva i celebra.
Tots els dilluns al matí, durant una trucada Zoom de 15 minuts per tot el personal, l'equip comença la setmana veient una entrevista prèvia de gravació realitzada pel gerent d'experiència de clients de la companyia. Amarasiriwardena diu que ajuda a recordar a l’equip el seu propòsit alhora que inspira noves idees. 'És una bona manera de posar-nos a terra perquè la nostra inspiració per al nostre producte prové de les vides que viuen els nostres clients, sobretot ara mateix', diu. 'Volem saber què canvia, com és el seu armari'.
Els divendres, l’equip tanca la setmana amb una sessió creativa, durant la qual els membres poden presentar noves idees o compartir sobre un projecte de passió. Amarasiriwardena diu que la celebració dels èxits revifera l’equip mentre s’acaba el cap de setmana.
3. Abraça el millor dels dos mons.
Durant la pandèmia, les setmanes de funcionament, que són més socials, han estat importants per mantenir un element humà que funcioni, diu Amarasiriwardena. Ara, com que la majoria de l’equip està vacunat, diu que planegen un retorn parcial al treball en persona. Un cop això passi, Amarasiriwardena diu que tothom tornarà a l'oficina durant setmanes d'operació, però les setmanes de sprint es mantindran remotes.
'El nostre objectiu és ser un equip híbrid', diu. 'Els nostres clients experimentaran una vida com aquesta, així que creiem que és important evolucionar amb ells'.
