'Massa reunions' i 'Massa temps perdut en reunions improductives'. Quan una empresa lluita amb un compromís baix dels empleats, sempre trobareu una d’aquestes queixes a la part superior de la llista.
Semblen queixes sobre reunions, però realment són afirmacions sobre la falta de respecte.
Quan algú diu que està en massa reunions, diu que les persones que convoquen aquestes reunions no presten atenció a la resta de treballs importants del seu plat. L’empleat va a més reunions de les que permet la seva càrrega de treball, cosa que els obliga a robar el temps de les vacances, les vacances i les famílies perquè puguin fer la feina que han de realitzar per obtenir el seu sou.
Quan algú es queixa de perdre el temps en reunions * improductives *, diu que el líder de la reunió no respectava prou l’equip per planificar una reunió productiva. Un líder precipitat pot afirmar que simplement no van tenir temps de reunir un pla per a la reunió, cosa que empitjora perquè ara és molt clar que el temps del líder és preciós, però és acceptable perdre el de tots.
Les organitzacions d’alt rendiment organitzen les reunions adequades amb les persones adequades en el moment adequat. Respecten el temps que els empleats inverteixen en reunions i s’asseguren que s’utilitzi de manera productiva.
Començar i acabar amb el temps és important, igual que compartir el temps a la reunió de manera justa. Potser el que és més important, els líders considerats treballen per programar reunions que minimitzin la interrupció d'altres treballs i evitin molestar als assistents innecessaris.
A continuació, es detallen cinc maneres d’incrementar el respecte en la forma de programar reunions.
1. Programeu reunions a temps naturals de transició per minimitzar el temps de canvi de tasca.
Una programació eficaç millora el focus durant les reunions, redueix els costos de canvi de tasca i augmenta el temps d’enfocament productiu per a altres treballs. El canvi de tasca és el temps que necessiteu per captar l'atenció d'una tasca a una altra i tornar a centrar-vos. La penalització del temps de commutació de tasques es pot esborrar de 10 a 50 minuts addicionals del dia.
Les reunions van tenir lloc a primera hora del matí, just abans d’un descans al migdia, i al final del dia s’alineaven amb els moments en què la feina ja està naturalment interrompuda. Això crea només una, en lloc de dues, interrupcions de commutació de tasques per a cada reunió.
2. Programar reunions amb el temps adequat per preparar-se.
Per mantenir el temps de la reunió productiu i centrat, tothom haurà d’anar preparat. Necessitaran temps per revisar l’agenda, llegir qualsevol informe i considerar les preguntes que faran.
Les reunions programades amb dos dies d’antelació com a mínim donen temps a la gent per venir preparats.
3. Deixeu temps entre les reunions per fer transicions.
Les reunions productives comencen a temps, cosa que es fa impossible quan la gent no té el temps necessari per sortir d’una reunió i arribar a la següent.
Els dies amb diverses reunions, la programació de les reunions finalitzi com a mínim 10 minuts abans de l’inici de la reunió següent garanteix que la gent tingui temps de fer una transició elegant. Aquest és el temps suficient per fer un viatge ràpid al bany i tornar uns quants missatges urgents, cosa que fa una gran diferència en la capacitat de concentració de tothom.
4. Bloqueja els dies complets o mitjans com a temps 'Sense reunions'.
Les persones d’alt rendiment bloquegen regularment el temps per a la feina que volen fer. Conegut com a bloqueig de temps, podeu multiplicar aquest benefici per tot el grup amb un temps d’enfocament lliure de reunions designat.
Això fa que tothom sàpiga que pot comptar amb diverses hores consecutives per realitzar treballs individuals cada setmana, facilitant la planificació, reduint l’ansietat i augmentant la productivitat. Això és especialment clau per als treballadors del coneixement que necessiten grans blocs de temps ininterromput per fer el millor treball i 'entrar en el flux'.
Per exemple, el nostre equip deixa dimarts i divendres lliures de reunions.
5. Feu que les reunions siguin opcionals.
Finalment, la forma més senzilla de respectar el temps de tothom és respectar el seu criteri sobre com utilitzar millor aquest temps. Si el vostre equip creu que hi ha massa reunions, feu-los saber que poden desactivar qualsevol reunió que considerin innecessària per al seu treball.
I, si consideren que una reunió no és productiva, adopteu 'la llei dels dos peus'. Això fa que surti tranquil·lament d’una reunió quan us adoneu que no serveix bé del vostre temps.
Si la vostra organització lluita per mantenir les reunions improductives fora del calendari, implementar només alguns d'aquests consells, ja que les polítiques us enviaran un poderós missatge de respecte. Quan treballeu per programar reunions que respectin el temps de tothom, us beneficiarà de tenir empleats més compromesos i fidels que us dedicaran aquest temps.
