La comunicació oral descriu qualsevol tipus d’interacció que fa ús de paraules parlades i és una part vital i integral del món empresarial, especialment en una època anomenada era de la informació. 'La capacitat de comunicar-se eficaçment tant per parlar com per escrit és molt valorada i exigida en els negocis', van escriure Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt i Jane Thomas al seu llibre Comunicacions empresarials efectives . 'Conèixer el contingut de les àrees funcionals dels negocis és important, però donar vida a aquestes idees (en reunions o en presentacions en solitari) requereix una presentació oral eficaç'. Els tipus de comunicació oral que s’utilitzen habitualment dins d’una organització inclouen reunions de personal, discussions personals, presentacions, discurs telefònic i conversa informal. La comunicació oral amb persones de fora de l’organització pot adoptar la forma de reunions presencials, trucades telefòniques, discursos, teleconferències o videoconferències.
Les habilitats de gestió de converses són essencials per als propietaris i gestors de petites empreses que sovint assumeixen gran part de la càrrega en àrees com ara presentacions de clients / clients, entrevistes amb els empleats i realització de reunions. Perquè la comunicació oral sigui eficaç, ha de ser clara, rellevant, tàctica en fraseologia i to, concisa i informativa. Les presentacions o converses que tinguin aquestes característiques poden ser una eina inestimable per garantir la salut i el creixement de les empreses. La comunicació empresarial poc clara, inexacta o desconsiderada, en canvi, pot perdre un temps valuós, alienar els empleats o els clients i destruir la bona voluntat envers la direcció o el negoci en general.
PRESENTACIONS ORALS
La presentació pública és generalment reconeguda com la més important dels diversos gèneres de comunicació oral empresarial. Com passa amb tota mena de comunicacions, el primer pas per preparar un discurs o comentaris públics és determinar el propòsit / objectiu essencial de la comunicació. Com assenyalen Hildebrandt, Murphy i Thomas, les presentacions empresarials solen tenir un dels tres propòsits generals: persuadir, informar o instruir o entretenir. Del propòsit sortiran les idees principals que s’inclouran a la presentació. Aquestes idees s’han d’investigar a fons i adaptar-les a les necessitats del públic.
Les idees s’han d’organitzar per incloure una introducció, un cos o text principal i un resum o conclusió. O, com diu el vell adagi sobre els discursos: 'Digueu-los el que els direu, digueu-los i digueu-los el que els heu dit'. La introducció hauria d’atraure l’interès de l’oient i establir el tema de la resta de la presentació. El cos principal s’ha de concentrar en els punts d’èmfasi. La conclusió hauria de reiterar els punts claus i resumir el missatge general que s’està transmetent.
Les ajudes visuals poden ser un component útil d'algunes presentacions. Tant si es projecten des d’un PC, es mostren en pissarres, taules d’esborrat en sec o en taulers de suport, els ajuts visuals haurien de ser significatius, creatius i interessants per ajudar el parlant a transmetre un missatge. La clau per a un ús reeixit dels ajuts visuals és que haurien de donar suport al tema de la presentació, ajudant-ne la transmissió, però que ho facin sense restar importància per ser descuidat, complicat o fins i tot massa entretingut.
Un cop organitzada la presentació i seleccionats els ajuts visuals, l’orador ha d’assajar la presentació en veu alta i revisar-la segons calgui per adaptar-se a les limitacions de temps i assegurar una cobertura exhaustiva dels punts principals. Pot ajudar a practicar davant d’un mirall o davant d’un amic per guanyar confiança. Una bona presentació oral inclourà frases de transició per ajudar els oients a moure’s pel material i no serà massa llarga ni tècnica. També és important que l’orador anticipi les preguntes que pugui tenir l’audiència i incloure aquesta informació a la presentació o estar preparat per abordar-la en una sessió de preguntes i respostes al final de la presentació. La presentació professional i amable és una altra de les claus per a una comunicació eficaç, tant si l’escenari és una conferència, un banquet, un dinar de vacances o un recés de la direcció. 'Reconeixeu que quan parleu en un esdeveniment comercial, representeu la vostra empresa i la vostra oficina en aquesta empresa', va afirmar Steve Kaye a Solucions IIE . 'Utilitzeu l'esdeveniment com una oportunitat per promoure la bona voluntat. Eviteu queixes, crítiques o controvèrsies. Això alienarà al públic i destruirà la vostra credibilitat ràpidament. En lloc d’això, parleu del que vol escoltar el públic. Lloeu el vostre amfitrió, honoreu l’ocasió i feliciteu els assistents. Irradieu èxit i optimisme '.
Les presentacions orals es poden lliurar de manera extemporània (a partir d’un esbós o notes); mitjançant la lectura d’un manuscrit; o de memòria. L’enfocament extemporani sovint es proposa com un mètode que permet a l’orador establir contacte visual i desenvolupar una relació amb l’audiència alhora que transmet informació pertinent. La lectura d’un manuscrit s’utilitza més sovint per a comunicacions més llargues i / o detallades que cobreixen molt de terreny. Mentrestant, la memorització sol utilitzar-se per a discussions breus i / o informals.
La presentació d’exposicions orals efectives requereix que un orador tingui en compte el seu to vocal, ritme i volum. És important incorporar canvis en el to vocal per afegir èmfasi i evitar la monotonia. També és útil variar el ritme de parla i incorporar pauses per permetre a l’oient reflexionar sobre elements específics del missatge general. Trobar el volum adequat també és crucial per a l’èxit d’una presentació. Finalment, els parlants han de tenir cura de no afegir paraules o sons estranys, com ara 'um', 'ja saps' o 'bé', entre paraules o frases en una presentació.
Els elements no verbals com la postura, els gestos i les expressions facials també són factors importants per desenvolupar bones habilitats de comunicació oral. 'La vostra aparença exterior reflecteix el vostre estat d'ànim interior', van confirmar Hildebrandt, Murphy i Thomas. «Així, doncs, una bona postura suggereix tranquil·litat i confiança; no us atureu ni amb una atenció rígida ni amb una casualitat descuidada envoltada sobre el podi, però erigiu-vos amb el vostre pes distribuït de manera igual a cada peu. Alguns moviments poden ser útils per cridar l’atenció dels oients o per augmentar l’èmfasi, però s’ha d’evitar el canvi constant o el ritme. De la mateixa manera, els gestos amb les mans i els braços es poden utilitzar per assenyalar, descriure o emfatitzar, però han de ser variats, temporitzats amb cura i adaptats al públic. Finalment, els bons oradors haurien de tenir un contacte visual freqüent amb el públic, deixar que la seva expressió facial mostri el seu interès per les idees que presenten i vestir-se d’una manera adequada per a l’ocasió.
Els propietaris de petites empreses reflecteixen la població en general, ja que el seu entusiasme per parlar en públic varia considerablement d’un individu a un altre. Alguns empresaris gaudeixen del protagonisme i prosperen en entorns que demanen presentacions públiques (formals o informals). Altres són menys hàbils en parlar en públic i eviten situar-se en aquestes situacions. Però els consultors empresarials insten els empresaris a tractar les presentacions públiques i les habilitats de comunicació oral com una eina potencialment inestimable per al creixement empresarial. 'Podeu contractar un entrenador de presentacions o assistir a un taller sobre presentacions empresarials', va assessorar Kaye. 'Aquests serveis us poden mostrar com maximitzar el vostre impacte mentre parleu. De fet, l’aprenentatge d’aquestes habilitats serveix com a inversió a llarg termini en el vostre futur com a líder eficaç ”.
BIBLIOGRAFIA
Hardingham, Alison. 'Carregat amb intenció'. Gestió de persones . 30 de març del 2000.
Holmes, Godfrey. 'L'error tàctic'. Comptabilitat . Juny de 2000.
Kaye, Steve. 'Feu un impacte amb l'estil: consells de presentació per als líders'. Solucions IIE . Març de 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt i Jane P. Thomas. Comunicacions empresarials efectives . Setena edició. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Tècniques de presentació'. Venedor nord-americà . Gener de 2005.
