La safata d’entrada del correu electrònic de Merlin Mann està plena de desordres. Això ho fa vergonyós admetre. És l’home que va inventar el concepte de safata d’entrada zero.
Mann és un gurú de la productivitat que va llançar el lloc web 43folders.com el 2004. Aviat va començar a predicar l'evangeli de la safata d'entrada zero en articles del seu lloc. El neoyorquí el va descriure com un 'sistema revolucionari de gestió de correu electrònic'. Mann va donar un Google Tech Talk a la safata d'entrada zero. Es va agafar com una pólvora.
Aconseguir la safata d’entrada zero va ser tan demandat que l’aplicació tan popular, Mailbox, va dissenyar tota la seva estratègia de producte per colpejar la safata d’entrada zero. Quan hi vau arribar, vau rebre un gloriós missatge 'Ja heu acabat' sobre una bonica imatge. La imatge canviaria cada vegada, jugant l’experiència. (Dropbox va adquirir Mailbox i el va tancar el 2016).
Però Mann diu que ho estem fent malament. En una entrevista amb Wired UK , explica com tots hem perdut el punt sobre la safata d'entrada zero i què hem de fer en el seu lloc.
Deixeu de tractar la safata d'entrada zero com a finalitat.
Què és tan útil per aconseguir la safata d'entrada zero? Podria ser poder dir que ho heu fet. Senta bé. Tot i això, a causa del volum de correus electrònics que rebem aquests dies, potser ja no és un objectiu admirable.
Quan Mann va donar a conèixer el concepte de safata d'entrada zero, tenia una safata d'entrada. Avui en dia tenim dotzenes més que es podrien considerar caixes d’entrada.
Correu electrònic de treball
Correu electrònic personal
DM de Twitter
Facebook Messenger
DM d’Instagram
Fluix
Missatges de text
Mann va dir Amb cable hauríeu de disseccionar com passeu el vostre temps en aquestes diverses safates d'entrada. Si la vostra atenció està tan escassa perquè responeu a missatges de tots aquests llocs tot el temps, no us estranya que us sentiu estressat.
Tingueu una mica de gràcia amb vosaltres mateixos. Accepteu que no ho podeu fer tot. Oblideu-vos de respondre a cada missatge. Deixar que algunes de les coses menys importants perdurin us donarà una mica de pau.
Però això no és una excusa per simplement deixar de respondre a res. Els investigadors de Microsoft van trobar que ignorar els correus electrònics era un senyal revelador d’un mal administrador. Encara heu de mantenir-vos al dia amb els elements prioritaris de la safata d'entrada. Depèn de vosaltres decidir quines són aquestes prioritats.
Desconfieu de l'enfocament de la pissarra neta.
Any nou, nova dècada. Per què no optar per l'opció nuclear i prémer suprimir en tot? Netegeu la pissarra i comenceu-la fresca.
Aquesta és una idea terrible, diu Mann. En el seu lloc, identifiqueu les àrees clau d’enfocament. Potser podeu fer clic a Suprimeix un determinat tipus de correu electrònic, com ara notificacions o promocionals.
Però guardeu les coses importants. Comenceu a formular una estratègia per triar què és important i què no. Hi ha diversos mètodes per minimitzar el temps dedicat al correu electrònic. Mann suggereix dedicar temps tres vegades al dia per posar-se al dia amb la safata d’entrada. Alguns experts en productivitat recomanen no comprovar el correu electrònic a primera hora del matí perquè pugueu centrar-vos en tasques de treball profund.
És possible que aquestes estratègies no funcionin per a totes les persones, especialment per a aquelles persones amb feina que requereixen respostes ràpides als correus electrònics. Si teniu certa flexibilitat pel que fa al correu electrònic, a continuació us oferim alguns mètodes:
Suprimiu l'aplicació de correu electrònic del telèfon quan estigueu de vacances. No us espanteu. És fàcil tornar a baixar l'aplicació quan torneu a estar en línia.
Si heu d’enviar per correu electrònic els caps de setmana o en hores estranyes per posar-vos al dia, planifiqueu que arribin durant l’horari laboral. Això és especialment important si teniu un paper de lideratge per tal de donar exemple i no perpetuar una cultura permanent. Si envieu un correu electrònic durant tots els caps de setmana, els vostres informes directes també ho consideraran necessari.
Desactiveu les notificacions (correu electrònic i altres), de manera que no us distreu constantment amb pings urgents, però no necessàriament importants. (...)
