No és tan fàcil com sembla.
Tothom vol fer una gran feina, però no molts entenen el que es necessita per fer una gran feina. És només una de les raons per les quals, tot i que les bones idees són una centena de dotzenes de persones, les persones i les empreses capaces d’executar-les amb bones idees són poques.
com seduir una dona sagitari al llit
Amazon és una d'aquestes empreses: al llarg de les dècades, la botiga 'Everything' ha construït un gran historial de poder executar-se amb idees fantàstiques.
Una de les raons per les quals:
Bezos ha ensenyat als empleats a 'definir l'abast'.
L’abast és important
En termes de gestió de projectes, 'abast' s'utilitza per descriure els detalls del que implica un treball, juntament amb la quantitat de temps i esforç que es necessita per completar-lo.
Ja sigui treballant en un projecte complex o fins i tot en un petit conjunt de tasques, és extremadament important definir l’abast.
En fer-ho, com va explicar Bezos en una carta passada als accionistes, requereix primer reconèixer l'aspecte d'un 'bon' resultat. Aleshores, heu d’entendre i tenir expectatives realistes quant a la feina que caldrà per aconseguir aquest resultat.
Això és important perquè moltes feines són més difícils, més implicades o triguen més a completar-se del que la majoria de la gent imagina.
Per il·lustrar-ho, Bezos relata la història d’un amic que va aprendre a fer un peu de mà adequat. Va acabar contractant un entrenador, que li va dir que la majoria de la gent creu que pot dominar un peu de mà en unes dues setmanes, quan en realitat triga uns sis mesos.
'Les creences poc realistes sobre l'abast - sovint ocultes i no discutides - maten nivells elevats', diu Bezos. 'Per assolir estàndards elevats vosaltres mateixos o com a part d'un equip, heu de formar i comunicar proactivament creences realistes sobre la dificultat que tindrà alguna cosa'.
A continuació, Bezos proporciona un exemple de com funciona a Amazon.
A l’hora de presentar noves idees, els empleats d’Amazon no utilitzen PowerPoint. En el seu lloc, escriuen notes estructurades de manera narrativa, que poden arribar fins a sis pàgines.
No és sorprenent, la qualitat de aquestes notes varia molt », escriu Bezos. Alguns tenen la claredat de cantar àngels. Són brillants i reflexius i organitzen la reunió per a un debat d’alta qualitat. De vegades entren a l’altre extrem de l’espectre.
Quan una nota no és fantàstica, diu Bezos, no sol ser la incapacitat de l’escriptor per reconèixer l’alt nivell. Més aviat, és una expectativa equivocada abast : L’escriptor creu que pot escriure una nota ben elaborada en un o dos dies, o fins i tot en poques hores.
En realitat, diu Bezos, triga una setmana o més.
'Estan intentant perfeccionar un peu de mà en només dues setmanes', diu Bezos. 'Les grans memòries s'escriuen i es reescriuen, es comparteixen amb col·legues als quals se'ls demana que millorin la feina, es reservin durant un parell de dies i després es tornin a editar amb una nova ment. Simplement no es poden fer en un o dos dies ”.
Segueix: 'El punt clau aquí és que podeu millorar els resultats mitjançant el simple fet d'ensenyar l'abast, que una bona nota probablement hauria de trigar una setmana o més'.
Hi ha altres raons per les quals és important definir l'abast d'un treball:
Motivació
La novetat de treballar en alguna cosa nova s’esvaeix força ràpidament. Tants han començat el camí de l’èxit, només per desistir abans de collir el que sembren, perquè simplement no entenen el que és necessari per aconseguir el resultat que esperen.
En definir l’abast, podeu ajudar-vos a donar-vos la motivació que necessiteu per continuar, perquè podeu fer un seguiment fàcil del que heu fet i veure fins on heu d’arribar.
Execució
Cada empresa i cada projecte tenen un conjunt de tasques no escrites que tothom assumeix que acabaran de fer, encara que ningú sàpiga qui les farà.
Endevina què? Aquestes tasques normalment no es realitzen.
La definició de l’abast ajuda a deixar clares aquestes tasques perquè algú s’asseguri que estan completades.
Unitat
Com explica Bezos, moltes feines són més difícils, involucrades o triguen més a completar-se del que la majoria de la gent imagina.
És més probable que un equip realitzi grans resultats si tots els implicats entenen quant de temps i esforç es necessita.
Avanç cap endavant
'Scope creep' és un altre terme de gestió de projectes que descriu com els requisits d'un treball tendeixen a augmentar amb el pas del temps.
Per exemple, si sou responsable de crear un producte nou, sabreu amb quina rapidesa pot créixer la llista de funcions sol·licitades per a aquest producte nou.
18 de juny compatibilitat amb els signes del zodíac
Per descomptat, podeu afegir aquestes funcions a la llista, però si queda fora de l’abast definit originalment per al producte, costarà: trigarà més temps o augmentarà el pressupost del projecte.
La definició de l’abast ajuda els responsables a evitar atabalar-se amb sol·licituds addicionals i seguir avançant.
Reducció de l’estrès
És tan fàcil assumir-ne massa, pensant que hi ha una manera d’encaixar-ho tot. Creieu que el temps apareixerà màgicament o que d’una manera es farà una feina per si sola ...
No ho farà.
Així doncs, la feina no ho fa fes ...
O no es fa com hauria de ...
O es fa, però a un cost massa gran per a vosaltres o per als altres.
En canvi, quan definiu adequadament l’abast, reduïu l’estrès i ajudeu a la vida amb més fluïdesa.
Per tant, la propera vegada que us sentiu frustrat per la manera com funciona un treball, feu un pas enrere i traieu una pàgina del llibre de joc de Jeff Bezos:
Definiu l'abast.
Perquè, tot i que no és tan fàcil com sembla, és definitivament assolible.
Només heu de saber cap a on aneu i en què us fiqueu.
(Si us ha agradat la 'simple regla d'abast', assegureu-vos de fer-ho inscriu-te al meu curs gratuït d’intel·ligència emocional, on comparteixo una regla similar cada setmana que us ajudarà a fer que les emocions funcionin per vosaltres en lloc de contra vosaltres.)
